En essayant la règle des 4 D lorsque vous recevez un message :
- Détruisez-le immédiatement s’il n’est pas important ;
- Donnez suite si cela ne vous prend pas plus de quelques minutes : répondez, classez ou appelez l’auteur ;
- Déléguez si ce message ne vous est pas directement destiné en le transférant aux bonnes personnes ;
- Différez enfin son traitement si cela nécessite plus de 2 minutes, lecture comprise. Il vaut mieux le traiter à tête reposée.
J’ai trouvé ces précieux conseils dans l’aide Office, comme quoi il n’est pas forcément inutile de s’y intéresser.
L’auteur, Melissa MacBeth qui est chef de projet au sein du groupe des produits Microsoft, conseille même de ne pas « envoyer de message lorsque vous êtes en colère. Il est préférable de le rédiger, de l'enregistrer dans votre dossier Brouillons, puis d'y revenir plus tard. »
Que du bon sens me direz-vous, mais combien sommes-nous à le pratiquer systématiquement ;>)
Thierry Broussegoutte est formateur Outlook
